Fahrtenbuchmethode Firmenwagen

Mit Urteil vom 13. November 2017 (Az. 5 K 1391/15) hat sich das Finanzgericht Rheinland-Pfalz ein weiteres Mal der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs angeschlossen und entschieden, dass ein Arbeitnehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen muss, damit der als Arbeitslohn anzusetzende geldwerte Vorteil für die private Nutzung des überlassenen Geschäftswagens nicht nach der sog. 1 %-Regelung („Nutzungspauschale"), sondern nach dem Anteil der im Fahrtenbuch aufgezeichneten Privatfahrten zu ermitteln ist.

Der Kläger war bei einer GmbH beschäftigt und durfte den von der GmbH geleasten Maserati (Listenpreis 116.000 Euro) auch für private Zwecke nutzen. Der Kläger führte zwar ein Fahrtenbuch, in dem er die beruflich und die privat gefahrenen Kilometer aufzeichnete. Das Fahrtenbuch war nach Auffassung des beklagten Finanzamtes allerdings nicht ordnungsgemäß. Daher wurde der geldwerte Vorteil, der für die Privatnutzung eines Geschäftswagens als Lohn anzusetzen ist, vom Finanzamt nicht nach dem aufgezeichneten Anteil der Privatfahrten, sondern nach der sog. 1 %-Regelung ermittelt (1 % des Bruttolistenpreises für jeden Kalendermonat). Der so ermittelte Betrag war in einigen Streitjahren allerdings höher als die der Arbeitgeberin (GmbH) für den Maserati tatsächlich entstandenen Kosten. Daher nahm das Finanzamt insoweit aus Billigkeitsgründen eine entsprechende Kostendeckelung vor.

Demgegenüber berief sich der Kläger auf die Aufzeichnungen in seinem Fahrtenbuch und machte geltend, dass der Lohn nur um 3.018 Euro (2003), 1.351 Euro (2004), 639 Euro (2005) und 5.779 Euro (2006) erhöht werden dürfe und nicht - wie geschehen - um bis zu 10.440 Euro. Einspruch und Klage hatten keinen Erfolg. Auch das Finanzgericht kam nach Überprüfung des Fahrtenbuchs zu dem Ergebnis, dass es nicht ordnungsgemäß sei. Das für die Eintragungen verwendete Formularbuch sei erst nach den Streitjahren in den Handel gekommen. Daraus folge, dass die Aufzeichnungen nicht - wie erforderlich - zeitnah, sondern erst nachträglich erstellt worden seien. Außerdem habe der Kläger des Öfteren keine konkreten Angaben zum Ziel und/oder Zweck der Reise gemacht. Einige Fahrten könnten schon gar nicht stattgefunden haben, weil der Maserati nachweislich in der Werkstatt bzw. bereits verkauft gewesen sei.

Kontext der Entscheidung

Die Frage, ob und ggf. in welchem Umfang ein Geschäfts- bzw. Firmenwagen privat genutzt wird, stellt sich nicht nur bei Arbeitnehmern („geldwerter Vorteil" = Arbeitslohn), sondern auch bei Gewerbetreibenden und Selbständigen, da auch sie die entsprechende Privatnutzung zu versteuern haben (sog. „Entnahme"). Der Wert, der für den Vorteil bzw. die Entnahme anzusetzen ist, hängt von den Kosten bzw. dem Aufwand für das Fahrzeug und der Höhe des privaten Nutzungsanteils ab. Steht fest, dass ein Kfz privat genutzt werden darf bzw. genutzt wird, kann der Nachweis, in welchem Umfang es betrieblich bzw. privat genutzt wird, nur durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden. Gelingt dieser Nachweis nicht (was wegen der hohen Anforderungen, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen sind, häufig der Fall ist), muss die Privatnutzung zwingend nach der sog. 1 %-Regelung (sog. Nutzungspauschale) ermittelt werden. Da diese Methode regelmäßig zu einem höheren Wert des Vorteils bzw. der Entnahme führt, wird häufig über die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs gestritten. Wird es nicht anerkannt, ist die Nutzungspauschale in voller Höhe anzusetzen, es sei denn, sie überschreitet - wie im vorliegenden Fall - die tatsächlichen Aufwendungen für das Kfz. Dann greift nämlich eine Verwaltungsvorschrift (VV) des Bundesministeriums der Finanzen (aktuell: VV vom 18.11.2009 IV C 6 - S-2177 / 07 / 10004; BStBl I 2009, 1326), wonach das Finanzamt die Kostenpauschale aus Billigkeitsgründen auf den Betrag der Gesamtkosten des jeweiligen Kfz zu begrenzen hat (sog. Kostendeckelung). Die Frist zur (beim BFH) einzulegenden Beschwerde gegen die Nichtzulassung der Revision endet am 27. Dezember 2017.

Quelle: FG Rheinland-Pfalz, Pressemitteilung vom 01.12.2017 zum Urteil 5 K 1391/15 vom 13.11.2017

 

Wird einem Arbeitnehmer ein Fahrzeug unentgeltlich auch für die Privatnutzung überlassen, kann der private Nutzungsanteil durch ein Fahrtenbuch ermittelt werden. Der Sachbezug ist dann entsprechend der angefallenen Kfz Kosten zu berechnen. Wird vom Arbeitgeber bei einem Leasingfahrzeug eine Leasingsonderzahlung geleistet, gehört diese nicht zu den Kosten des Jahres, sondern - entsprechend der ertragsteuerlichen Behandlung der Leasingsonderzahlung - nur der auf das Nutzungsjahr entsprechende Anteil. BFH, Urt. v. 03.09.2015, VI R 27/14

Fahrtenbuch: Besprochene Kassetten und Excel-Tabellen sind nicht ordnungsgemäß Hält ein Steuerpflichtiger seine Fahrten auf Kassetten fest und werden diese anschließend in Excel-Tabellen übertragen, sind die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht erfüllt. Hintergrund Der Kläger bekam von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt, den er auch privat nutzen durfte. Das Fahrtenbuch führte der Kläger in Form eines Diktiergeräts. Der Kläger diktiert zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum sowie den km-Stand und am Ende der Fahrt den km-Stand. Diese Ansagen werden anschließend zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter werden aufbewahrt und am Jahresende gebunden. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung war der Prüfer der Auffassung, dass weder die besprochenen Kassetten noch die Excel-Tabellen die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllen, und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung. Entscheidung Auch das Finanzgericht hält das diktierte Fahrtenbuch nicht für ordnungsgemäß. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Die Excel-Tabellen erfüllen die Anforderungen an ein Fahrtenbuch bereits deshalb nicht, weil sie das ganze Jahr über als lose Blätter gesammelt und erst am Jahresende gebunden werden. Außerdem sind sie jederzeit änderbar. Die vom Kläger besprochenen Kassetten stellen ebenfalls kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar, weil auch sie jederzeit änderbar sind.

Diktiergerät und Excel-Tabelle: Kann damit ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden? Mitarbeiter, die einen Firmenwagen privat nutzen dürfen, können den damit verbundenen geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode berechnen. Bei der Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuchs gelten allerdings besonders strenge Regeln, wie ein aktuelles Urteil mal wieder zeigt. Hintergrund Der Kläger führte sein Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts. Dabei diktierte er zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den Kilometerstand. Unterwegs sprach er besondere Vorkommnisse (z. B. Staus, Straßensperrungen oder Umleitungen) und am Ende wiederum den Kilometerstand auf das Gerät. Während der Eingaben lief das Radio, nach Angaben des Klägers, um seine Angaben zu untermauern. Die Ansagen auf dem Band wurden von seiner Sekretärin im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter wurden aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden. Die Bänder wurden ebenfalls aufbewahrt und nicht überspielt. Der Lohnsteuer-Außenprüfer erkannte das Fahrtenbuch jedoch nicht an und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung. Entscheidung Die hiergegen gerichtete Klage beim Finanzgericht hatte keinen Erfolg. Das Fahrtenbuch, dessen Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen ist, sind nach dem Urteil die einzelnen vom Kläger im Pkw besprochenen Kassetten und nicht die Excel-Tabellen. Denn letztere können jederzeit geändert werden. Die besprochenen Kassetten stellen aber kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. Sie sind jederzeit änderbar. Jedes einzelne Band kann komplett neu besprochen werden und sie sind nicht gegen Verlust gesichert. Zudem ist nach Auffassung der Richter nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder "eins zu eins" in die Excel-Tabellen übertragen wurden. Nach Auffassung des Gerichts ist ein nicht handschriftliches, sondern ein mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

Leasingfahrzeug: Wann ist die 1 %-Regelung bzw. die Fahrtenbuchmethode anwendbar? Ist ein Leasingfahrzeug dem Arbeitnehmer zuzurechnen, kann die 1 %-Regelung bzw. die Fahrtenbuchmethode nicht angewendet werden. Hintergrund Die Kommune K schloss Leasingverträge über Fahrzeuge ab. Dabei wurden ihr günstigere Leasingkonditionen als gegenüber Dritten eingeräumt. K stellte die Fahrzeuge der Bürgermeisterin B zur ausschließlichen Nutzung zur Verfügung. B trug die Leasingraten, Steuern, Versicherungen und Betriebskosten. Die für ihre beruflichen Fahrten entstandenen tatsächlichen Kosten machte sie anhand eines Fahrtenbuchs geltend. Das Finanzamt wertete die vergünstigten Leasingkonditionen bei B als geldwerten Vorteil. Es erhöhte deshalb die Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit. Den Zufluss berechnete es aus der Differenz der für Dritte üblichen Leasinggebühren zu den tatsächlich von B geleisteten Zahlungen (für die Streitjahre 2005 bis 2008 3.000 EUR bis 6.000 EUR). Das Finanzamt versagte damit die 1 %-Regelung bzw. die Fahrtenbuchmethode. Das Finanzgericht folgte dieser Einschätzung. Entscheidung Der Bundesfinanzhof bestätigt zunächst den Grundsatz, dass die Überlassung eines betrieblichen Pkw durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für dessen Privatnutzung zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers und damit zu Lohnzufluss führt. Steht der Vorteil dem Grund nach fest, ist dieser zwingend entweder mit der 1 %-Regelung oder mit der Fahrtenbuchmethode zu bewerten. Vom Arbeitnehmer gezahlte Nutzungsvergütungen sind von den ermittelten Werten abzuziehen. Eine Überlassung eines betrieblichen Fahrzeugs liegt allerdings nicht vor, wenn das Kfz nicht dem Arbeitgeber, sondern dem Arbeitnehmer zuzurechnen ist. Das Fahrzeug ist dem Arbeitnehmer zuzurechnen, wenn er wie ein wirtschaftlicher Eigentümer oder ein Leasingnehmer darüber verfügen kann. Die Zurechnung beim Arbeitnehmer findet auch dann statt, wenn der Arbeitgeber selbst Leasingnehmer ist und er das Fahrzeug seinem Arbeitnehmer aufgrund eines Unterleasingverhältnisses zur Verfügung stellt. Die aus dem Arbeitsverhältnis resultierenden Vorteile sind dann nach den allgemeinen Grundsätzen, wie sie auch für die Erfassung von Rabatten gelten, zu bewerten. Die 1 %-Regelung bzw. die Fahrtenbuchmethode ist nicht anwendbar.